企業のトランクルーム活用。どんなものを預ける?~オフィスの収納を考える②~

オフィスの収納について考えるシリーズの第2回目。

 

前回の原稿では、都心のオフィス賃料上昇の状況と従業員1人当たりにいくらの賃料が掛かっているかを検討しました。普段使わないものをオフィス執務スペースに置いておくことは、高騰する賃料を考えると、かなりのムダと言わざるを得ない状況になっています。 このような状況下では、トランクルームを活用することで、コストの削減、もしく別の使い方をして有効活用につながれば、企業業績の向上につながります。

 

今回は、少し具体的にどんなものを預けるといいのか?を考えてみましょう。

 

(どんなものをトランクルームに預けるといいのか?)

 

企業によるトランクルームの利用方法は様々です。荷物の多さ、オフィスの広さ、ビジネスのあり方によって大きく異なります。そのため、一般的な企業を想定して、トランクルームの活用事例の多い物を挙げてみます。

オフィスによる外部トランクルームの利用のキーワードは、

 

1)「使わないけれど、とりあえず期限まで保管しておく必要のあるもの」

 

2)「いつも使わないけれど、時折使うモノ」

 

3)「シーズン限定利用のモノ」

 

などが挙げられます。

 

1つめですが、金融関連業界、士業、不動産業他、契約書類が多くある企業では、書類の保管のために広い収納スペース必要となります。たいてい保管期限が決められていますが、その間にその書類を見るという事はめったになく、例えば何かトラブルが起こった時など、かなりイレギュラーな時に限られます。つまり、これらの中には執務スペースに保管しておかなくてもいいものもあると思われます。

この際、トランクルームには、文書保管に必要十分なセキュリティレベルが求められます。また、必要な書類がすぐに見つかるような保管の工夫を、預ける側と預かる側と打ち合わせを綿密に行う必要があります。こうしたノウハウを持っているトランクルーム運営会社を見つけることができれば、スムーズです。もちろん、その際のコストが適切であることも大切です。それと同時に、エアトランクのような宅配型トランクルームでは、届けてもらうことができますので、圧倒的に便利です。

 

2つめの、「いつも使わないけど、時折使うもの」ですが、これはどんな企業でもその保管処遇に困っているのではないでしょうか?具体的なモノは企業によって多種多様だと思いますが、かなりの量があるのではないでしょうか。これは、まさに宅配型トランクルームに打ってつけです。

例えば、来店型営業企業の場合等では、年に数回しか行わない販促イベントの為のグッズ。たとえば、のぼり、看板・・等。あるいは新店オープンの時にだけ使うグッズ。次の新店オープンまでは使いませんが、出店計画があるので、捨てれません。また、店舗統廃合に伴い、いったん使わなくなった備品等も同様です。

 

3つ目の「シーズン限定でしか使わないモノ」ですが、これも企業によって様々なものがあると思いますが、置き場所に困っていることが多いようです。特にオフィス面積の狭い企業では、冬にしか使わないもの、(例えば加湿器等)等を置き場所がないため、年中置きっぱなしにしているようなこともあるようです。

 

また、シーズン限定とは言えないですが、企業の防災意識高まりにより、防災関連グッズの準備をする会社が増えています。そのようなとき、オフィス内に常備しておかなければならない、ヘルメットや毛布、食料品などを備えるにはまとまったスペースが必要になります。しかし、オフィス内の限られた荷物スペースに防災グッズを置きたいけど、スペースがない事という事も多く、こうした理由のため断念している会社もあるようです。

こういう場合にこそ、会社にある普段使わない荷物をエアトランクなどのトランクルームに預けることで、限られたスペースに、常備が求められる防災関連グッズを社員のために用意すればいいと思います。

 

トランクルームを一度活用すると、半永続的に活用する企業も多いようです。やはり効率的で便利なのでしょう。

まずは、「資料請求を行い、見積をとる」、というところからがスタートです。

 

吉崎誠二
吉崎 誠二 yoshizaki seiji
不動産エコノミスト
不動産エコノミスト 社団法人 住宅・不動産総合研究所 理事長 早稲田大学大学院ファイナンス研究科修了。 立教大学大学院 博士前期課程修了。 ㈱船井総合研究所上席コンサルタント、Real Estate ビジネスチーム責任者、基礎研究チーム責任者 、(株)ディーサイン不動産研究所 所長 を経て 現職。不動産・住宅分野におけるデータ分析、市場予測、企業向けコンサルテーションなどを行うかたわら、全国新聞社、地方新聞社をはじめ主要メディアでの招聘講演は毎年年間30本を超える。   著書:「データで読み解く 賃貸住宅経営の極意」 (芙蓉書房出版社) 「大激変 2020年の住宅・不動産市場」(朝日新聞出版)「消費マンションを買う人、資産マンションを選べる人」(青春新書)等10冊。多数の媒体に連載を持つ 公式サイト http://yoshizakiseiji.com/
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